5 cách trả lời email lịch sự và giúp bạn ghi thêm điểm

Thời đại công nghệ 4.0, mọi thứ trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Cách thức trao đổi và liên lạc cũng vậy. Bạn có thể là một người thường xuyên phải trả lời mail khách hàng hay đồng nghiệp? Cùng tìm hiểu các cách trả lời email sao cho lịch sự và giúp bạn ghi thêm điểm trong mắt người nhận nhé.

Xem thêm: 5 bước để khắc phục thói quen trì hoãn công việc

trả lời email chuyên nghiệp 

1. Cách đặt tiêu đề trả lời email

Tiêu đề là phần hiển thị trước tiên trước khi bạn nhấp vào nội dung thư. Hay có thể ví như đây là “mặt tiền” của bức thư, vì vậy việc đặt tiêu đề rất quan trọng. Đặc biệt là bạn tuyệt đối không được bỏ qua phần này. Vì nếu không có tiêu đề, người nhận sẽ cảm thấy không được tôn trọng và email của bạn có thể bị bỏ qua luôn đấy.

chọn tiêu đề khi trả lời email

Bạn nên đặt tiêu đề hiển thị rõ ràng, ngắn gọn nhưng phải vẫn đảm bảo hiển thị được vấn đề chính mà bạn muốn đề cập tới trong nội dung thư. Viết in hoa các từ cần thiết và bạn có thể sử dụng các ký tự đặc biệt như “-” để biểu đạt ngắn gọn tiêu đề nhưng vẫn dễ nắm bắt.

2. Lưu ý về người nhận

Email thường được gửi đến nhiều người nhận. Vì vậy khi bạn trả lời email cũng thường lựa chọn tùy chọn “Reply All”. Vậy hành động này có tốt không? Việc trả lời như vậy sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, đôi khi nội dung bạn trả lời chỉ dành cho một số người nhận cụ thể, hoặc đối với những người nhận khác nhau, bạn cần trả lời những nội dung khác nhau. Khi này, việc bạn chọn “Trả lời tất cả” sẽ không còn thích hợp. Không những vậy, bạn có thể bị mất điểm chuyên nghiệp khi làm như vậy, thậm chí đôi khi người nhận cũng sẽ cảm thấy mình bị “spam”.

Vì vậy, trước khi gửi thư, bạn nên cân nhắc và kiểm tra lại danh sách nhận nhé.

 3. Trả lời tất cả email nhận được

Việc không trả lời email sẽ làm bạn mất điểm, thậm chí là lưu lại ấn tượng xấu cho người gửi. Đối khi có thể bạn không có thắc mắc hay nội dung thông tin thêm gì nên bạn quyết định không trả lời email.

trả lời email nhận được

Từ nay hãy từ bỏ thói quen này nếu có. Bạn hãy nghĩ xem, nếu bạn là người gửi và mong chờ sự phản hồi từ đối phương, nhưng chỉ nhận được sự im lặng, bạn chắc chắn cũng sẽ thấy thất vọng, thậm chí không muốn tiếp tục liên hệ trong tương lai. Bạn thấy đấy, không trả lời email có thể khiến bạn mất đi liên hệ với ai đó, và cũng có thể mất đi cơ hội tốt có được từ mối quan hệ đó.

4. Cách trình bày

Việc trình bày nội dung email rất quan trọng.

Bạn nên trình bày nội dung theo một font chữ và định dạng email sao cho khoa học, đẹp mắt. Sử dụng các công cụ in đậm, in nghiêng hay viết in hoa những nội dung quan trọng nhé.

Bên cạnh đó thì phần nội dung cần thể hiện nên được diễn đạt một cách mạch lạc, làm bật rõ những nội dung muốn trao đổi. Mạch thư cần sự logic và đặc biệt là email nên có đủ các phần như lời chào đầu email, nội dung, lời chào cuối email, phần thông tin người gửi.

Đối với phần thông tin người gửi, bạn có thể thêm thông tin cần thiết hoặc lược bỏ bớt thông tin trong trường hợp không dùng đến để tăng chất lượng và điểm cho email.

5. Rà soát nội dung trước khi gửi

Trước khi gửi bất kỳ email hay văn bản nào đến người nhận, bạn nên kiểm tra một hay nhiều lần nữa các thông tin, nội dung để tránh trường hợp có lỗi chính tả, lỗi nội dung hay lỗi định dạng làm cho bạn mất đi sự chuyên nghiệp. Bạn sẽ không phải mất quá nhiều thời gian cho việc này và nếu bỏ qua nó chắc chắn bạn sẽ thường có cảm giác hối hận vì sau khi đã gửi thì phát hiện các vấn đề lỗi chính tả, lỗi trình bày, lỗi nội dung do trình bày không mạch lạc hay không đạt được hiệu quả như bạn mong muốn.

trả lời email cần được kiểm tra

Có thể đối với bạn, việc trả lời email chỉ là một việc không quan trọng, tuy nhiên điều này lại có thể đem đến cho bạn nhiều cơ hội hoặc cũng có thể làm mất đi cơ hội nếu bạn mắc lỗi. Cân nhắc bạn nhé.

——————————-

✅Toplist.pro – Nơi chia sẻ, review, so sánh và đánh giá xếp hạng tất cả sản phẩm, dịch vụ từ nhiều lĩnh vực một cách KHÁCH QUAN – ĐẦY ĐỦ – TRUNG THỰC – CHẤT LƯỢNG.

🎯Xem nhiều thông tin hữu ích hơn tại: https://toplist.pro/

🎬Subcribe kênh Youtube và Fanpage toplist.pro để xem nhiều điều thú vị và hữu ích hơn nhé.